29 августа, 2020

Советы по управлению утверждением авторов

Автор: Александр

Управление утверждением авторов может бросить вызов терпению финансовых писателей и маркетологов. Этот процесс может быть не менее неприятным для авторов, если он не выполнен должным образом.

Вот несколько советов, которые упростят вам процесс утверждения авторов.

1. Установите ожидания

Расскажите специалистам в данной области о процессе. Начните с того, что расскажите им цель и график работы, с которой они вам помогают. Они будут более полезны, если поймут, почему это важно.

2. Четко говорите

Укажите крайний срок для комментариев в теме письма с просьбой об одобрении. Вот несколько вариантов:

  • Срок сдачи — 2 марта — проверьте прикрепленные файлы.
  • Просмотрите обзор до 2 МАРТА: прилагается технический документ.

Подкрепите свое сообщение повторением крайнего срока в теле письма. Это могло бы начинаться так: «До 2 МАРТА, пожалуйста…»

3. Запросите проверку точности

Не просите «правок» или «предложений». Это может привести к неоправданно масштабному переписыванию.

Вместо этого попросите эксперта «проверить точность». Это, по крайней мере теоретически, ограничивает объем их правок существенным.

Я часто говорю: «Пожалуйста, убедитесь, что мои правки не содержат неточностей».

4. Разумно используйте «Отслеживание изменений»

Я отправляю черновики своим клиентам с включенной функцией «Отслеживать изменения». Я хочу, чтобы они подчеркнули свои изменения в черновиках, которые они мне возвращают. Это позволяет мне уделять больше внимания правкам, которые они вносят. Это те места, куда могут проникнуть опечатки, неуклюжие формулировки и информация, мешающая документу.

Я оставляю «Отслеживание изменений» включенной, пока редактирую черновик. Это помогает мне проверить свою работу перед тем, как вернуть ее клиенту. Если я вношу существенные изменения, я использую функцию Microsoft Word «Комментарии», чтобы объяснить изменения. Однако после этих комментариев я обычно принимаю все изменения.

Я не выделяю все свои изменения, потому что большинство клиентов не интересуются мелочами. Я принимаю все изменения, чтобы не отвлекать авторов. Вместо этого они могут сосредоточиться на существенных изменениях, которые я выделил. Обычно я определяю существенные изменения с помощью комментария, который появляется в правом поле статьи.

5. Критикуйте слова, а не экспертов

Возможно, вам придется отказаться от правок, внесенных экспертом. В таких случаях критикуйте слова, а не эксперта.

Например, не говорите: «Я ненавижу то, как вы это написали». (Я преувеличиваю, чтобы выразить свою точку зрения.) Вы можете переписать предложение без комментариев. Или можно сказать: «Вот обтекаемое предложение, в котором говорится о том же».

6. Отправьте легкое напоминание

Срок истек, а вы все еще ждете комментариев?

Специалисты в вашей предметной области очень требовательны к своему времени. Ваши потребности не являются их главным приоритетом. Из-за этого они не всегда заканчивают работу за вас вовремя.

Если эксперт впервые не уложился в срок, отправьте легкое напоминание. Вы можете использовать такое предложение, как: «Я полагаю, вы были заняты, поэтому не смогли отправить отзыв к установленному сроку». Однако подчеркните важность пересмотренного срока, напомнив эксперту о его важности для корпоративных целей.

7. Знайте, как сильно вы можете давить

«Если я не получу от вас известий до [ДАТА], я предполагаю, что вы одобряете этот документ». Это смелое заявление я смог сделать на штатной работе, когда заручился поддержкой моего босса. Не делайте этого, если не уверены в поддержке начальника. В любом случае лучше получить одобрение эксперта. Я всегда так делал.

8. Используйте индивидуальный подход

Когда я работал в компании по управлению активами, я иногда ходил в офис эксперта, чтобы запросить разрешения. Часто это срабатывало.

Если вы работаете вне офиса, телефонный звонок поможет вам избавиться от беспорядка в почтовом ящике эксперта.

9. Используйте «палку»

Если вы сторонний писатель, вы можете применить «палку» в качестве стимула для персонала вашего клиента, чтобы продвигать утверждения. В моих соглашениях обычно есть пункт, требующий окончательного платежа после первого представления или «когда обратная связь по первому проекту становится просроченной».