5 августа, 2020

6 советов, которые сделают ваших комплаенс-офицеров счастливыми

Автор: Александр

Как я могу работать с комплаенс-специалистами моей фирмы?

Это был самый частый вопрос, который я слышал, когда в начале этого года выступал перед обществом CFA в Атланте на тему «Как писать инвестиционные комментарии, которые будут читать люди». В то время я мог ответить только устно и посоветовать, чтобы задающие вопросы изменили точку зрения моего поста о «7 способах комплаенс работать с инвестиционными писателями для их взаимного успеха». Вот почему в этом посте я сосредоточусь на том, как маркетологи и консультанты могут построить конструктивные рабочие отношения со специалистами по комплаенсу в своих фирмах.

В этой публикации я остановлюсь на соблюдении требований инвестиционного маркетинга. Однако, если вы финансовый консультант, вы можете настроить мои предложения в соответствии с вашей ситуацией.

1. Составьте контрольный список соответствия

Контрольные списки — отличный инструмент для процесса написания, как я обсуждал в «5 советов по корректуре квартальных инвестиционных отчетов», «Номера инвестиционных комментариев: как их правильно составить» и Финансовый блог , который включает несколько контрольных списков. Они также помогают с соблюдением требований.

Если вы уже какое-то время отправляете материалы на проверку соответствия, вы, вероятно, имеете представление о том, что вызывает негативную реакцию. Например:

  • Обязательный язык . Я знаю, что вы не гарантируете результатов, но сотрудники отдела нормативно-правового соответствия чувствительны к градации языка. Перечислите примеры того, что их отличает, а также язык, который они предлагают в качестве решений. Вот несколько примеров, предоставленных финансовым обозревателем Сьюзан Траммелл: (красный флаг) Фонд позволяет инвестировать в высококачественные конвертируемые облигации по сравнению с фондом , который предлагает возможность инвестировать в качественные кабриолеты; (красный флаг) акции роста обычно превосходят по стоимости акции в течение последнего десятилетия, тогда как акции роста исторически превосходят по стоимости акции в течение последнего десятилетия; (красный флаг) роботизированное инвестирование изменит инвестиционный ландшафт по сравнению с роботизированным инвестированием вероятно изменит инвестиционный ландшафт; (красный флаг) популистские настроения будут бороться с акциями FANG против популистских настроений могут затормозить успешные компании в социальных сетях.
  • Упоминание конкретных инвестиций, особенно конкретных продуктов, и их эффективности . Вы можете не упоминать конкретные инвестиции, если это не абсолютно необходимо. Эти темы обычно требуют раскрытия информации. Особенно для паевых инвестиционных фондов раскрытие информации может быть длинным и требовать ежеквартального обновления. Вместо этого, как предлагает Сьюзан Траммелл, «найдите способ помочь аудитории понять ваш смысл, не упоминая бренды. Например, вы можете обратиться к ведущим новаторам смартфонов , крупнейшим интернет-магазинам, испытывающим нехватку денег производителям автомобилей на экологически чистой энергии или передовые компании по вызову пассажиров . Ваши читатели поймут это ».
  • Выбор вишни . Например, в соответствии с нормативными требованиями вы не должны обсуждать только выбранные вами акции, которые преуспевают, или изменять периоды эффективности (или контрольные показатели) в квартальных результатах. таблицы, чтобы показать только те, которые благоприятны для работы вашей фирмы. Знакомство со Стандартами глобальной эффективности инвестиций CFA Institute (GIPS ® ) может помочь вам добиться соблюдения требований на вашей стороне. (Институт CFA предлагает ежегодную образовательную конференцию GIPS. Конференция GIPS 2019 состоится 11–12 сентября в Скоттсдейле, штат Аризона.)
  • Отзывы — это запрещено профессионалам в области инвестиций, деятельность которых регулируется SEC. Сьюзан Траммелл предлагает некоторые обходные пути, говоря: «Вы можете указать, что большинство ваших новых клиентов приходят по рекомендациям клиентов, что у вас много инвесторов во втором и даже третьем поколении или что средний срок ваших отношений с клиентами составляет очень много лет. Просто будьте честны со своей статистикой и убедитесь, что у вас есть данные, подтверждающие ее! »

С положительной стороны, вы можете указать правила и язык, которые удовлетворяют требованиям соответствия. Например:

  • Беспричинная лексика . Иногда эти фразы называются «ласковыми словами», потому что они подрывают силу ваших утверждений. Эти фразы необходимы, чтобы не вводить клиентов в заблуждение. Они включают такие фразы, как «Мы ​​полагаем», «Я думаю», «кажется» и «исторически» (в таких фразах, как «Исторически, акции с малой капитализацией в долгосрочной перспективе превосходили акции с большой капитализацией»).
  • Раскрытие информации . Некоторые стандартные раскрытия информации могут использоваться как есть, независимо от того, когда ваши тексты распространяются. Другие, такие как активы под управлением и результаты деятельности, должны обновляться ежеквартально. Возможно, вам будет полезно сохранить текст для неизменяемых сведений в своем контрольном списке, чтобы вы могли просто скопировать и вставить его. Если вы хотите раскрыть более сложную и изменяемую информацию, запишите источник, к которому вы будете обращаться для получения текущей информации. В дополнение к контрольному списку вы можете сохранить фиксированные раскрытия и заполнители для элементов данных за определенный период в шаблонах документов.
  • Документация — составьте представление о том, какие факты вам необходимо предоставить. Возможно, вам потребуется добавить сноску к информации. Или может быть достаточно документального оформления источника на случай, если у регулирующих органов возникнут вопросы. Работая в штате крупного управляющего активами, я заполнял картотеки документацией. Я полагаю, что большая часть этой информации в наши дни сохраняется в электронном виде. Убедитесь, что вы знаете, как получить информацию.
  • Информация, которая помогает вам быть точной . Как я уже говорил в разделе «Цифры инвестиционных комментариев: как получить их правильно», если вы не точны, вы подрываете свой авторитет, ставите себя в неловкое положение и расстраиваетесь ваш отдел комплаенса. Специалисты по комплаенсу ценят точность.

В вашем контрольном списке могут быть указаны рекомендации по правильному подбору экспонатов. Вы также можете напомнить себе, что в своем комментарии вы имеете в виду текущий квартал. Это особенно важно, если вы начинаете свой черновик с обновления комментариев за предыдущий квартал. По теме, следуйте рекомендациям по стилю вашей фирмы — если они существуют — (или создайте свои собственные рекомендации по стилю).

Контрольный список не только поможет вам в соблюдении нормативных требований, но и облегчит вашу рабочую нагрузку. Например, если вы занятый менеджер портфолио, вы можете попросить своего ассистента сравнить ваш черновик с контрольным списком. Даже если вы работаете в одиночку, проверять список менее утомительно, чем пытаться вспомнить важные рекомендации самостоятельно. Контрольные списки уменьшают нагрузку на ваш мозг.

Хороший способ расширить свой список и помочь коллегам — попросить их внести свой вклад. Они могут знать нюансы, которых нет у вас. С другой стороны, поделившись с ними своим контрольным списком, вы можете уберечь их от ошибок, которые замедлят согласование их написания.

2. Встреча с сотрудником по комплаенсу

Один из способов наладить партнерские отношения с вашим специалистом по комплаенсу — назначить встречу для обсуждения руководящих принципов для тех статей, которые вы пишете чаще всего. Делайте это, когда нет крайних сроков или четверти скручивания. Я думаю, они захотят провести это время с вами. Ваш специалист по комплаенсу хочет, чтобы вы преуспели в своей работе. В конце концов, ваши усилия по маркетингу и удержанию клиентов помогают им выплачивать зарплату.

Что вы можете с ними обсудить? Если вы заполнили свой контрольный список соответствия, вы можете поделиться им с инспектором по комплаенсу (рассмотрите возможность отправки заранее). Вы можете сообщить им правила и рекомендации, которым вы стремитесь следовать, и спросить их, есть ли другие, кого они хотели бы включить (или хотели бы включить).

Узнайте, как сотрудники отдела нормативно-правового соответствия хотят работать с вами. Например, предпочитают ли они в одних случаях видеть первый черновик, а в других — окончательный? Также важно спросить, какое время выполнения необходимо для проверки вашего письма. Кроме того, есть ли шаги, которые вы можете предпринять, чтобы упростить проверку своей работы и при необходимости ускорить ее? Вы также можете спросить их о моем предложении №3.

Коллега говорит:

Я большой сторонник построения отношений с соблюдением требований. В зависимости от того, как учреждена фирма, специалисты по комплаенсу обычно толкуют закон и консультируются с юристами фирмы. Специалисты по комплаенсу, которые доверяют и уважают вас, могут выступать в качестве защитников. Относитесь к ним плохо и посмотрите, что произойдет. У них все карты.

Тот же коллега предлагает сначала познакомиться с требованиями, а затем составить контрольный список. Я понимаю, как это может быть идеально. Однако добиться соблюдения нормативных требований не всегда легко, особенно если вы младший сотрудник. Вы можете во многом разобраться самостоятельно, особенно если увидите, как соответствие требованиям соответствует вашему содержанию.

3. Попросите пройти обучение по соблюдению требований маркетинга

Если вы работаете в крупной фирме, ваш работодатель может предложить вам обучение, возможно, в рамках обучения этике. Когда я был «специалистом по доступу» в качестве подрядчика крупного инвестиционного менеджера в США, мне приходилось ежегодно проходить компьютеризированное обучение по темам маркетинга.

Если в вашей компании нет подготовленной программы обучения, вы все равно можете попросить своего специалиста по комплаенсу собрать соответствующих сотрудников для обсуждения соблюдения. В качестве альтернативы предложите нанять отраслевого консультанта по соблюдению нормативных требований, который приедет на место для проведения тренинга по соблюдению требований маркетинга. Некоторые могут даже использовать собственные материалы вашей фирмы в своей презентации, как NRS сделала для своего коллеги. Возможно, вам поможет, если вы заранее определите интересующие вас темы. У специалиста по комплаенсу вашей фирмы, вероятно, будут собственные идеи.

Возможно, инструктор покажет версию рекламного материала «до» и «после», объяснив, почему были внесены изменения для соответствия требованиям. В своей предыдущей публикации о соответствии требованиям маркетинга я предложил специалистам по комплаенсу создать таблицу из трех столбцов, состоящую из

Пример

  • Что не так в примере и почему
  • Переписанный пример, который работает — и почему

Хотя это может быть слишком много для слайда PowerPoint, это может быть отличным справочным пособием, которое усиливает личное обучение.

4. Найдите полезные ресурсы

Вы, вероятно, не хотите читать документы SEC. Однако толкование слов регулирующих органов экспертами по комплаенсу может быть более полезным. У некоторых консультантов по соблюдению требований есть информационные бюллетени и блоги, в которых могут затрагиваться вопросы маркетинга. Когда вы гуглите тему, вы часто найдете известные фирмы, предлагающие понятные статьи о правилах и положениях.

5. Относитесь к соблюдению с уважением

Старайтесь работать в рамках процесса, который предпочитает соответствие требованиям. Если вы уважительно относитесь к комплаенс-предпочтениям, у вас больше шансов получить поддержку, когда вы спешите или вам нужно отказаться от предложения специалиста по комплаенсу.

Уважение предполагает внимательное отношение ко времени специалистов по комплаенсу. Как говорит один из коллег: «Обычно у них есть десятки вопросов, которые нужно просмотреть, поэтому все, что вы можете сделать, чтобы их упростить, было бы оценено». Этот коллега предлагает, например,

Получив руководство по работе, поделитесь им со своими коллегами, чтобы они могли использовать его в своей работе. Это избавляет рецензента от необходимости делать одни и те же комментарии к материалам, исходящим от разных людей, и в то же время делает авторов более эффективными.

Со своей стороны, я предлагаю вам не запрашивать срочную обработку, если в этом нет необходимости.

Кстати, если вы инвестиционный специалист или консультант, которого раздражает соблюдение нормативных требований, ваш коллега говорит, что вы должны помнить, что «на карту поставлены ваши лицензии и средства к существованию». Ставки высоки.

6. Не бойтесь подчинения

Уважение к соблюдению не означает, что вам следует его бояться.

Например, хотя уважение важно, это не означает, что вы никогда не подвергаете сомнению изменения, внесенные в соответствии с требованиями. По моему опыту, иногда соответствие вносит изменения для улучшения стиля, а не для улучшения соответствия текста. Иногда это большие стилистические улучшения. Когда это не так, вы можете спросить: «Это рекомендация по стилю, а не изменение, необходимое для соблюдения требований?»

Коллега соглашается, что вы можете обсуждать изменения со специалистами вашей фирмы по комплаенсу, говоря:

Обычно они открыты для других формулировок. Предлагаемые ими изменения могут быть первым или самым безопасным, что приходит в голову, но не обязательно окончательным ответом. Решайте что-нибудь по телефону, а не всегда по электронной почте. Комплаенс понимает, что вы пытаетесь продвигать себя или компанию, и обычно они хотят помочь вам в этом, но в соответствии с требованиями.

Это хороший момент для разговора по телефону вместо того, чтобы полагаться на электронное письмо, в котором можно потерять нюансы. В живом разговоре проще обсудить несколько альтернатив. Кроме того, телефонный звонок может помочь избежать беспорядка в почтовом ящике специалиста по комплаенсу. Когда я работал штатным сотрудником, я иногда приходил в офис начальника отдела нормативно-правового соответствия, чтобы сложнее игнорировать свои вопросы. Однако, опять же, используйте эту тактику «засад» с умеренностью. Вежливость и даже дружелюбие могут иметь большое значение для улучшения ваших отношений со специалистами по комплаенсу.

Кроме того, вы можете использовать информацию из раздела «Боеприпасы для вашей простой битвы с комплаенсом», чтобы сражаться с офицером комплаенс, который предпочитает неуклюжий формальный язык.

Другой коллега призывает авторов положительно относиться к комплаенсу, говоря:

Мне еще раз сообщили, что «наш отдел нормативно-правового соответствия является наиболее консервативным в отрасли» — это почти комично. Снова и снова я встречаюсь с маркетологами и отделами продаж, которые считают, что законы о ценных бумагах устарели и что их соблюдение пытается помешать им добиться успеха. Часто используется подход: «мы будем скрывать это от них до последней минуты, а затем они должны будут одобрить это, или, может быть, нам повезет, поскольку« они »все говорят разное».

Я согласен с тем, что вам не следует ждать до последней минуты, чтобы проконсультироваться о соответствии. Результаты могут подорвать ваш маркетинг.

Продолжайте учиться!

По мере того, как вы становитесь писателем, вы, вероятно, столкнетесь с новыми проблемами — и успехами — при написании письма в рамках ограничений. Продолжайте учиться и записывать уроки в свой контрольный список.

По мере того, как вы узнаете больше, вы можете разбить один контрольный список на несколько списков, чтобы он не стал громоздким. Например, вы можете создать специальный контрольный список для определенного типа документа.

Говоря об обучении, я хотел бы поблагодарить коллег, которые оставили мне отзывы об этом сообщении в блоге. Как я и ожидал, они предпочитают анонимность, что, как я подозреваю, отчасти связано с тем, чтобы они знали о правилах соблюдения и правилах о публичном выступлении.